Membuat Value Stream Mapping

Ini merupakan proses pemetaan pada value stream (aliran yang bernilai bagi pelanggan) untuk setiap produk. Memahami dan menentukan mana langkah-langkah yang bernilai tambah atau tidak (Gaspersz, 2007; Polk, 2011). Value Stream Mapping (VSM) mengidentifikasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, waktu tunggu antara langkah-langkah dalam proses tersebut serta mengungkapkan dan menggambarkan bahwa dari sudut pandang pasien, waktu yang dihabiskan untuk menunggu proses selanjutnya merupakan waste (Graban, 2012). VSM merupakan gambaran dari aktivitas pelayanan sejak pelayanan diminta oleh customer (pasien) sampai permintaan tersebut dipenuhi. Tujuan utama dari VSM adalah untuk memperbaiki proses dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi waste ini. Dalam pelayanan kesehatan setidaknya terdapat 7 (tujuh) macam “flows” yaitu : pasien, staf, obat-obatan, persediaan, perlengkapan, proses pembangunan dan informasi. VSM digunakan untuk memetakkan flows ini.

Manajemen Lean bagi Rumah Sakit

Institusi pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit adalah salah satu institusi vital dan memiliki peran besar bagi kesehatan masyarakat. Meskipun saat ini telah ada sekitar dari 2300 rumah sakit umum dan khusus yang bertebaran di seluruh Indonesia, namun industri rumah sakit di Indonesia tetap tumbuh pesat setiap tahunnya.  Rata-rata laju pertumbuhan rumah sakit di Indonesia diperkirakan 147 buah rumah sakit setiap tahunnya. Sehingga pada akhir 2017, diperkirakan ada sekitar 2800 rumah sakit. Laju ini diperkirakan akan terus tumbuh. Karena pada saat yang bersamaan ada program kebijakan Jaminan Kesehatan Nasional dimana pada tahun 2019 diharapkan seluruh warga Indonesia sudah tercover BPJS.

Pada satu sisi, maraknya pertumbuhan rumah sakit ini akan memberi banyak pilihan bagi masyarakat. Disisi lain, akan terjadi persaingan antar rumah sakit untuk menggaet pelanggan (pasien). Rumah sakit-rumah sakit baru hadir dengan janji-janji pelayanan yang lebih baru. Rumah sakit-rumah sakit baru ini akan menjadi kompetitor rumah sakit yang telah ada.  Berbagai inovasi dan terobosan harus dilakukan untuk mempertahankan diri. Upaya ini tidak sedikit harus mengeluarkan dana yang cukup menguras kas organisasi. Rumah sakitpun akan terkena hukum alam sebagai imbas persaingan bisnis. Siapa bisa menggaet pelanggan maka dia akan tetap dan bisa terus eksis bahkan mengembangkan organisasi rumah sakitnya. Sedangkan yang tidak memiliki inovasi, hanya mempertahankan pasar yang ada atau bahkan sedikit demi sedikit akan ditinggalkan oleh para pelanggannnya. Karena pelanggan kemudian memilih pelayanan yang lebih baik, yang lebih bermutu dengan dana yang dikeluarkan sama. Karena itu rumah sakit akan berlomba memberikan pelayanan yang terbaik. Pelayanan yang berkualitas. Pelayanan yang dapat memuaskan pelanggan.

Pengertian Control Chart dan Penggunaannya


Pengertian Control Chart
Control Chart atau Peta Kendali adalah suatu alat mutu yang dapat dipergunakan untuk mendeteksi suatu proses apakah dalam kondisi terkontrol (secara statistik) ataukah tidak. Sebagai pengontrol ditentukan nilai batas atas dan nilai batas bawah. Bila  tidak dalam kondisi terkontrol secara statistic, hal tersebut menunjukan suatu variasi yang berlebih sebanding dengan perubahan waktu (ASQ, 2016; Juran & Godfrey, 1999; Poerwanto, 2016)

Tujuan Control Chart:
1.      Untuk mengetahui apakah setiap titik pada grafik adalah normal atau tidak normal.  
2.      Dapat mengetahui perubahan pada setiap proses dimana data peroleh.
3.      Dapat dipergunakan untuk membantu membedakan mana penyebab umum dan mana penyebab khusus suatu masalah proses

Penggunaan
Control chart menjadi salah satu dasar dalam pengambilan keputusan. Keputusan dibuat berdasarkan data terkini dan riwayat data sebelumnya. Keputusan tidak cukup hanya dengan data yang ada saat ini saja. Control chart akan menyediakan data perkembangan suatu proses. Dengan control chart juga dapat mendeteksi waktu yang tepat bagi manajemen untuk melakukan suatu intervensi.
Intervensi yang dilakukan tidak sekedar intervensi begitu ada variasi. Intervensi harus memiliki dasar yang kuat seperti : 1) Pelanggan menginginkan langsung, 2) Ada risiko keselamatan orang atau lingkungan, 3) Ada pertaruhan substansi ekonomi bila tidak diintervensi, 4) keakuratan diperlukan untuk pengendalian (Juran & Godfrey, 1999).
Karena, bisa jadi control chart hanya menciptakan pekerjaan tambahan dalam bentuk tindakan korektif yang tidak perlu. Namun tetap saja control chart menjadi alarm awal yang sangat berguna dan tidak boleh diabaikan.

Konsep Histogram dan cara Membuatnya


Pengertian Histogram
Histogram adalah Grafik yang berisi ringkasan dari sebaran (dispersi atau variasi) suatu data. Histogram adalah grafik batang yang menampilkan frekuensi data.  Penggunaan grafik Histogram telah diaplikasikan secara luas dalam ilmu statistik. Jumlah titik data yang terletak dalam rentang nilai (kelas) menjadi sangat mudah diinterpretasikan dengan menggunakan histogram. Frekuensi data pada masing-masing kelas digambarkan dengan menggunakan sebuah grafik batang atau kolom. Dengan histogram, orang-orang dapat lebih mudah melihat pola yang sulit dideteksi dalam suatu table sederhana. Grafik pada histogram dibangun berdasarkan satu kelas interval atau titik midpoint pada sumbu horisontal dan berupa frekuensi absolut (misalnya dalam bentuk angka 10, 20, 30 dst), frekuensi relatif atau persentase (10%, 20%, 30% dst) pada sumbu vertikal. Artinya angka pada sumbu vertical menunjukkan banyaknya hasil observasi tiap-tiap kelas. Satu kelas interval adalah jenis kategori; interval kelas dapat mewakili satu nilai dalam distribusi frekuensi atau sekelompok nilai dalam sebuah distribusi frekuensi.

Flowchart ; Pengertian, Manfaat, Jenis dan Cara Membuatnya

Flowchart atau bagan alir adalah suatu gambar yang terdiri dari bagan (chart) yang merupakan langkah-langkah terpisah secara berurutan dengan suatu alir (flow) dalam suatu prosedur atau program. Urutan atau aliran dari proses ini ditunjukkan dengan panah, sementara berbagai bentuk atau simbol dapat digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan atau keputusan dalam proses. Sebuah flowchart pada dasarnya adalah rencana yang harus diikuti ketika proses/program tersebut dibuat.

Flowchart digunakan untuk:
     Mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
     Mempelajari proses untuk perbaikan (merancang sebuah proses "ideal")
     Berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
     Ketika memerlukan komunikasi yang lebih baik diantara orang-orang yang terlibat dengan proses yang sama.
     Mendokumentasikan proses.
     Ketika merencanakan sebuah proyek.
     Menentukan apakah langkah-langkah dalam proses yang logis
     Mengungkap duplikasi kegiatan
     Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses

Cara Membuat Diagram Pareto dengan Excel


Berikut adalah Cara membuat diagram pareto dengan menggunakan Excel (pada kesempatan ini saya menggunakan excel 2010)

1. Masukan data kategori dan frekuensinya. Misalnya data hasil pengukuran/survey keluhan yang paling umum dirasakan/dikeluhkan oleh pasien rawat inap di sebuah rumah sakit

2. Sort/Urutkan kategori menurut besar frekuensi (dari besar ke kecil)

3. Jumlahkan total frekuensi kategori

4. Hitung besarnya persentase masing-masing kategori

5. Hitung jumlah kumulatif persentase masing-masing kategori

6. Buat grafik pareto : Blok kategori, jumlah frekuensi dan jumlah kumulatif persentase

7. Format secondary axis (agar menjadi line)


8. Bila tidak menemukan option primary dan secondary axis sperti langkah 7, lalukan langkah ini :


9.Rubah kembali primary axis menjadi bar/batang, dengan cara seperti ini:
10. Rubah angka primary axis, lalukan langkah ini



11. Rubah angka secondary axis, lalukan langkah ini :


12. Atur grafik sesuai keinginan, misalnya mengecilkan jarak antar bar :



13. Atur juga tampilan grafik sesuai keinginan

Prinsip 80:20 Dalam Diagram Pareto

Diagram Pareto adalah suatu grafik batang (nilai/jumlah asal)  yang dipadukan dengan diagram garis  (jumlah kumulatif %) yang terdiri dari berbagai faktor yang behubungan dengan suatu variabel yang disusun menurut besarnya dampak faktor tersebut.  
Diagram Pareto merupakan salah satu alat yang sangat penting dalam proses perbaikan  kualitas. Melalui diagram pareto ini, pengguna dapat dengan cepat dan secara visual mengidentifikasi jenis yang paling sering terjadi/tinggi angkanya (cacat, keluhan, kesalahan, dll).  Diagram Pareto merupakan hasil dari Prinsip Pareto yaitu suatu prinsip yang didasarkan pada pengamatan yang dilakukan oleh  Vilfredo Pareto (ada juga yang menulisnya sebagai Alfredo pareto), seorang ekonom-sosiolog Italia, Profesor Ekonomi Politik di Lausanne, Swiss (1848-1923).

Sekitar tahun 1896, Pareto  menemukan bahwa kekayaan  hanya terkonsentrasi di tangan  beberapa orang saja. Ketika itu ia memperkirakan bahwa 80% dari tanah di Italia dimiliki oleh 20% dari penduduknya atau  kekayaan  itu hanya dipegang oleh sebagian kecil dari  populasi. Prinsip Pareto ini kemudian terkenal dengan  prinsip 80/20. Dan ternyata dalam  organisasi  manufaktur maupun  jasa,  masalah  unit atau jenis cacat mengikuti distribusi yang sama. Artinya dari semua masalah yang ada, hanya sedikit yang sering terjadi sedangkan yang lainnya jarang terjadi. Bahkan  kemudian J. M. Juran (Ahli Mutu) mengadopsi ide Pareto ini, sebagai  "asumsi Juran".  Dimana bahwa sebagian besar hasil dalam situasi apa pun ditentukan oleh sejumlah kecil penyebab. Ide yang sering diterapkan pada data seperti angka penjualan: 80% penjualan ditentukan oleh 20 pelanggan.